Hướng dẫn thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Legal ANT

Cập nhật 25/05/2018

Bạn là thương nhân nước ngoài đang có nhu cầu đặt văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại doanh nghiệp Việt Nam và chưa nắm rõ các thủ tục cần làm trước khi thành lập văn phòng đại diện. Điều này là hoàn toàn có thể hiểu được khi một người lần đầu đến Việt Nam làm việc thì không thể nào am hiểu hết được. Chính vì thế, văn phòng tư vấn Luật Legal ANT rất mong có thể giúp đỡ và hướng dẫn bạn về quy trình làm các  thủ tục theo đúng quy định pháp luật Việt Nam.

Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn các cơ sở hữu ích để bạn an tâm về các dịch vụ tư vấn  tại Legal ANT

   Thứ nhất: Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:

  1. Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
  2. Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
  3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
  4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
  5. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

 Thứ hai : Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

  1. Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
  2. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
  3. Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
  4. Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
  5. Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
  6. Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
    • Hợp đồng thuê văn phòng và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
    • Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật

  Thứ ba : Các tài liệu cần dịch công chứng và hợp pháp hoá lãnh sự

  • Tài liệu cần hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng: Giấy đăng ký kinh doanh
  • Tài cần dịch ra Tiếng Việt và công chứng:
    • Hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện
    • Điều lệ công ty;
    • Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất

Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ. Trường hợp công ty mẹ ở nước ngoài không có dấu thì toàn bộ hồ sơ phải hợp pháp hoá lãnh sự.

Các bước thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài:

Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;

Bước 2: Khắc dấu tròn của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;

Bước 3: Cấp Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.

Các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam xem chi tiết (tại đây): Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương Mại về văn phòng đại diện, chi nhanh của thương nhân tại Việt Nam

 Chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam:

  1. Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
  2. Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Hồ sơ pháp lý cần lưu giữ trong suốt quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

  1. Giấy phép hoạt động;
  2. Dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu;
  3. Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện;
  4. Các hồ sơ, chứng từ như đã hướng dẫn mục trên.

DỊCH VỤ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY NƯỚC NGOÀI TẠI LEGAL ANT :

  • Tiếp nhận thông của khách hàng, tư vấn quy định pháp luật về thành lập văn phòng đại diện
  • Tư vấn hồ sơ cần thiết để thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện
  • Soạn thảo hồ sơ
  • Nộp hồ sơ
  • Đại diện khách hàng nhận kết quả

Dịch vụ sau khi thành lập văn phòng đại diện

Cung cấp dịch vụ thay đổi văn giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Cung cấp dịch vụ xin visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú cho người nước ngoài làm việc tại VPDD

Mọi vấn đề thắc mắc cần giải đáp vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể hơn